Verwachtingen managen met de creatiespiraal
Het boek De creatiespiraal van Marinus Knoope geeft nuttige inzichten bij verwachtingmanagement en andere fasen van opdrachten. Het beschrijft de natuurlijke weg van wens naar werkelijkheid. En dat is waar jij als professional natuurlijk een grote rol in hebt. De opdrachtgever heeft een opdracht (wens) en jij mag of moet bijdragen aan het realiseren daarvan.
Het model maakt je bewust van de verschillende fasen die er zijn voordat een wens werkelijkheid wordt. Het maakt je bewust van zowel de emotie als de ratio achter wensen en opdrachten. Het helpt zowel jou als je opdrachtgever om inzicht te krijgen in de fasering van je opdracht, zodat je tijdens de uitvoering betere beslissingen kunt nemen. En je kunt het als checklist gebruiken bij het uitvoeren van je traject.
Zoals de bloesem in de lente de voorbode is van het fruit in de zomer, zo zijn wensen en verlangens van mensen een voorbode van wat ze later kunnen realiseren.
Waar gaat het over?
Knoope geeft in twaalf stappen de weg van wens naar werkelijkheid weer. Het begint met een idee, een wens. Dan ga je verbeelden hoe dat eruit ziet. Vervolgens ga je in het idee geloven en ga je het anderen vertellen, enzovoort. We behandelen de stappen hierna.
Wensen
De eerste fase is wensen. Een idee komt vaak als vanzelf op. Onder de douche of tijdens een wandeling, misschien tijdens een teambijeenkomst of een training. Het maakt volgens de creatiespiraal niet uit of deze wens groot of klein is. Ook of de wens haalbaar is, is − op dit moment althans – minder belangrijk.
Wij hebben gemerkt dat het van belang is, dat het iets is dat je wel wilt. Hartgrondig wensen wat je niet wilt, werkt vaak minder goed. Wensen als ‘We willen minder klachten’ kun je beter veranderen in ‘We willen meer tevreden klanten.’
Overigens lijkt het erop dat de beste wensen (doelen, ideeën) naar boven komen in een ontspannen toestand. Als je midden in de stress zit, komen er minder goede wensen naar boven.
Verbeelden
De volgende stap is verbeelden. Maak een tijdreis en stel je eens voor dat het daadwerkelijk gelukt is om de wens te realiseren. Hoe ziet dat er dan uit? Hoe weet je dat je wens is uitgekomen? Waar merk je dat aan? Wat zeggen mensen tegen elkaar?
Deze fase helpt je om de nog prille wens verder te bekijken. Vooral op emotioneel vlak. Wat doet deze wens met je? Krijg je er energie van? Wil je het echt? Of besteed je je energie liever aan iets anders? Een zinvolle activiteit voor professionals om met hun opdrachtgevers samen te doen bij het begin van een opdracht.
Geloven
In deze fase ga je na of je echt gelooft in de haalbaarheid van je wens, ondanks het kritische stemmetje in je hoofd. Hoe precies hoef je nog niet te weten, je hoeft er alleen in te geloven. Want als jij er niet in gelooft, wie doet dat dan wel?
Uiten
Op het moment dat je in je omgeving gaat vertellen wat je wilt, en je gelooft daarin, merk je dat vrijwel iedereen daar een mening over heeft. Sommigen zullen kritisch zijn, misschien zelfs schampere opmerkingen maken en anderen zullen juist enthousiast reageren. Door het te vertellen aan anderen merk je zelf steeds beter hoe je wens er precies uitziet en waarom je het wilt. En de meeste dromen kun je niet in je eentje waarmaken. Je hebt vrijwel altijd mensen nodig die je helpen, goede ideeën aanreiken of mee willen doen.
Veel mensen in onze maatschappij denken onbewust dat als je iets uit, je impliciet ook al hebt besloten om het te doen. Daardoor zetten veel mensen al (te) snel hun kritische stem in. ‘Dat gaat toch nooit lukken want …’ Op zich goed om kritisch over een wens na te denken, maar doe dat vooral niet te vroeg, anders gooi je wellicht het kind met het badwater weg.
Besluiten doe je pas drie stappen verderop.
Onderzoeken
Dan wordt het tijd om te onderzoeken hoe je het kunt gaan doen. Wat heb je ervoor nodig om het te realiseren? Is het haalbaar om zoiets te doen en heb je voldoende invloed om het waar te maken? Je bent weer op aarde en het kritische stemmetje in je hoofd mag zich doen gelden.
Plannen
Na het onderzoek wordt het tijd om de zaak op een rijtje te zetten en een plan te maken. Wanneer ga je wat doen? Hoeveel tijd en geld is ermee gemoeid? Welke hindernissen verwacht je en wat ga je daartegen doen?
Beslissen
Je hebt je gevoel laten spreken in de eerste fasen, de ratio heeft gekeken naar de haalbaarheid en je hebt een plan liggen om het te realiseren. Dan pas komt de beslissing.
Op basis van je emotie en ratio kun je nu een beslissing nemen. En als je weloverwogen besluit om je wens niet uit te voeren, is dat prima. Uiteraard geldt dit ook voor je opdracht als professional: beslis bewust of je een opdracht wel of niet aanneemt. Een enkele keer kom je namelijk een onmogelijke opdracht tegen. Natuurlijk is het niet plezierig om nee te zeggen tegen een opdracht. Anderzijds, als je verwacht dat de opdracht toch niet gaat lukken, kun je beter zo vroeg mogelijk ermee stoppen.
Als je besluit om verder te gaan, komt de volgende fase.
Handelen
Als je besloten hebt om het te doen, ga het dan ook doen! Nu is het moment aangebroken om de droom in actie om te zetten. Het is tijd voor arbeid. Je gebruikt je plan en zoals dat met plannen gaat, stel je het zo af en toe bij, want je weet van tevoren niet precies wat er gaat gebeuren.
Volharden
Bij alle dromen, hoe klein ook, komt altijd het moment waarop het tegenvalt. Voor marathonlopers is dat ergens rond de dertig kilometer. Je zult daardoorheen moeten om je wens te realiseren. Je weet van tevoren dat deze fase komt, dus stel je erop in. Je geloof wordt hier op de proef gesteld.
Ontvangen
Als je doel bereikt is, komt een lastige fase in de creatiespiraal. Het is namelijk niet zo eenvoudig om als je iets gerealiseerd hebt, dat te ontvangen. Bescheidenheid siert de mens toch? Echt ontvangen en openstaan voor het succes is niet altijd makkelijk. Evenals het aannemen van complimenten. Toch doen.
Waarderen
De waardering en het genieten van het resultaat zijn belangrijk. Niet alleen de waardering van anderen, ook de waardering voor jezelf en je team. En, denk zen, ook als het niet gelukt is kun je terugkijken en waarderen wat je ervan geleerd hebt.
Ontspannen
En dan is het moment van rust aangebroken. Deze welverdiende rust is nodig om bij te komen en in die stilte en ontspanning komen weer nieuwe wensen en dromen boven. Vandaar het woord spiraal.
Wat heb je hieraan als professional?
De creatiespiraal kun je op verschillende manieren indelen. De rechterbovenkant gaat meer over dromen, de linkeronderkant meer over doen. Sommige mensen zijn beter in het maken van plannen en mensen enthousiast krijgen. Anderen zijn meer van het type ‘niet lullen maar poetsen’. En uiteraard hebben beide groepen mensen hun sterke punten en valkuilen. En heb je beide nodig om van een eerste idee realiteit te maken. Als adviserende partner is het zinvol om je eigen voorkeursstijl te kennen.
Als je naar de indeling van dit boek kijkt, zie je in de verschillende hoofdstukken ook verschillende fasen van de creatiespiraal terugkomen.
De eerste stappen, wensen, verbeelden, geloven, uiten, onderzoeken, plannen en beslissen behandelen we in het hoofdstuk over de intake. We helpen de opdrachtgever daar om zijn wens verder te verbeelden en te uiten (met de wondervraag en lateraal chunken). Met het zoeken van de Heel Goede Reden kijken we of we voldoende in de wens geloven. Met de oplossing op één A4 zijn we aan het onderzoeken en het plannen. En dan nemen we de beslissing om de opdracht te accepteren of niet. Als jij er als professional op dat moment namelijk niet in gelooft, kun je beter deze beer op de weg benoemen, zie Artikel Benoemen Wat Is.
Bij onze (Nederlandse) klanten merken we dat de onderkant van de creatiespiraal meestal goed vertegenwoordigd is. Met de bovenkant is het minder gesteld. Snel wordt een beslissing genomen om iets te doen. Pas na die beslissing komt het plannen op gang, en ook als blijkt dat het met de planning niet mee gaat vallen, doen we het toch. Dan wordt het handelen en doorzetten geblazen en als het meezit, wordt het idee gerealiseerd. In plaats van dan het applaus in ontvangst te nemen en even uit te rusten om weer op te laden voor een nieuwe ronde, gaan we direct weer door met het plannen van het volgende idee.
- Weet in welke fasen jij goed bent, en welke je van nature wat minder goed afgaan. Kun je goed handelen en volharden? Dan is het voor jou waarschijnlijk zinvol om goed met je opdrachtgever af te stemmen waarmee je precies aan de slag gaat. Dit voorkomt dat je met een half idee aan de slag gaat, en hard de ladder aan het beklimmen bent die tegen de verkeerde muur staat.
- Check ook hoe dat zit bij je opdrachtgever. Bij welke fasen ligt zijn voorkeur? En bij welke niet? Heeft je opdrachtgever bijvoorbeeld de neiging om de fasen onderzoeken en plannen over te slaan en direct te beslissen? Neem dan de tijd om hem duidelijk te maken wat belangrijk is om nog te onderzoeken voordat hij een beslissing neemt.
- De stappen worden niet altijd in de volgorde van de creatiespiraal genomen. Soms gaat het wat heen en weer. Dat is prima. Het is wel handig dat jij checkt dat je opdrachtgever er niet een of meer overslaat.
- Plan tijd in voor ontvangen, waarderen, ontspannen. Dat hoeft echt niet heel lang. Maar samen een project afronden doet alle betrokkenen veel goed.
Dit artikel is geschreven door Jan Willem van den Brink en Maarten van Os van Dreamfactory. Het is gebaseerd op een hoofdstuk uit ons boek Opdrachtgever Tevreden – Van inhoudelijk expert naar adviserende partner.
Als je het wilt gebruiken, stellen we bronvermelding zeer op prijs.
Meer weten over het onderwerp of hoe we jouw organisatie hiermee kunnen helpen? Mail of bel met 0348-741670.