Hoe kom je van plan naar uitvoering?
Veel managers voelen de continue drang om te verbeteren. Prima natuurlijk. Daarvoor bedenken ze plannen, inspireren ze mensen, en communiceren ze zich een slag in de rondte. Toch gaat het met al die verbeterinitiatieven vaak niet zo voorspoedig als gehoopt. Want er zijn nog meer ballen in de lucht. En er zijn ook nog meer verbetertrajecten. En het lijkt wel of je mensen inmiddels een beetje moe aan het worden zijn, want ze hebben het al zo druk… Toch maar weer zelf doen dan?
Je kunt onderscheid maken in plannen bedenken, en zorgen dat die plannen uitgevoerd worden. Dat eerste lukt meestal wel, bij het tweede deel gaat het vaker mis. Omdat de “wervelwind”, zoals het treffend genoemd wordt in het boek de Four Disciplines of Execution voorgaat. De wervelwind van het gewone werk, mails, vergaderingen, escalaties, klanten, medewerkers die zoveel tijd en aandacht opslokt, dat er nauwelijks tijd over blijft om structureel verbeteringen door te voeren. Herkenbaar?
Wij vinden het bijzonder dat er vaak structureel tijd wordt gereserveerd voor het maken van plannen (jaarplansessies, heidagen, strategiesessies) en nauwelijks voor de uitvoering daarvan. Wanneer wij strategiesessies begeleiden of ze binnen Dreamfactory houden, reserveren we ook tijd voor Just Do It. Om direct aan de slag te gaan met de uitvoering. Altijd mooi hoeveel positieve energie en voldoening dat geeft.
Om concreet met verbeteringen aan de slag te kunnen gaan is focus nodig. Staat in vele managementboeken. Maar kiezen levert kiespijn op. Als je kiest om tijd en energie te besteden aan het ene project, is er minder tijd en energie voor de andere. En die er zijn ook allemaal belangrijk.
Kiezen voor één project, voelt soms een beetje als verraad naar de rest. Maar ja, als je niet kiest doe je alles een beetje. En een beetje van alles leidt meestal tot een gemiddelde van net niet.
Test je plan
We doen natuurlijk wel iets aan die focus. We hebben toch jaarplannen enzo uit al die strategiesessies? Tijd voor een kleine test? Beantwoord de volgende vragen:
- Wat zijn de organisatie/team of doelen deze periode? Hoeveel weet je er uit je hoofd op te noemen?
- Wat is jullie aanpak om die doelen te halen? Welk gedrag is er nodig van de collega’s?
- Weet je wat jij persoonlijk gaat doen de komende 1 tot 100 dagen om bij te dragen aan het halen van die doelen
- En als bonusvraag: hoe draagt dat bij aan jouw persoonlijke doelen? What’s in it for you?
Als je op een of meer van deze vragen het antwoord niet weet, hoef je je niet te schamen. Wij vragen het vaak aan managementteams, en zelden weet het hele team alle doelen te noemen. Zeker als er meer dan drie doelen zijn, is het vrijwel kansloos. En als jij als manager de doelen niet uit je hoofd weet …
Als je het wel weet, is de volgende vraag of je professionals de vragen hierboven kunnen beantwoorden. (Als tenminste drie van je medewerkers ook het antwoord weten, dan kun je je melden bij ons voor een mooi cadeauboek. En wij maken ons nog geen zorgen over de kosten…)
In ons eerdere artikel Resultaat halen met de 3 C’s hebben we hier meer overgeschreven. Hier een mini samenvatting van onze W, de 3 C’s, de 3D’s en de 3 B’s. Daarna gaan we in op Choose.
Voor de meeste verbeterdoelen is de volgende checklist handig. Neem een eigen verbeterdoel in gedachten, wellicht een variant op “klanttevredenheid verhogen” of “nieuwe medewerkers vinden” of “meer opdrachten via het warme netwerk”.
- Waarom is het voor jou persoonlijk belangrijk om aan dit doel bij te dragen?
- Choose: waar ga je mee aan de slag? Wat ga je concreet doen om het doel te halen? Welke actie neem je deze of volgende week?
- Check/Celebrate: hoe is het gegaan met je acties? En als het goed gegaan is: Celebrate met bijvoorbeeld onze favoriet: de 3B’s: (Bier, Bitterballen en Borrelgesprekken waarin we successen delen en vieren)
- Coach: help waar het nog niet helemaal lukt. Bedenk daarbij op welke laag het probleem zit:
- Drempel (ik vind het geen goed idee, iets houdt me tegen)
- Doen (ik weet niet goed hoe ik het moet aanpakken)
- Discipline (ik heb gewoon een zetje nodig om hier tijd voor of prioriteit van te maken)
Nu meer over choose
Waar ga je komend kwartaal mee aan de slag naast je gewone werk? In praktijk kun je er maar één of twee doelen werkelijk aandacht geven. En meestal is er te kiezen uit een hele rij mogelijkheden. Met welke gaan we komend kwartaal aan de slag? Als je het heeeel moeilijk vindt om te kiezen: bedenk dan dat het niet verboden is om aan extra projecten te werken, als je tijd over hebt :-).
Voor een veilige auto geeft de APK een checklist. Wij gebruiken de ABT als het gaat over je doelen. De Achterkant van een Bierviltjes Test. Als je focus met voorbeelden van bijbehorend gedrag niet past op een bierviltje, dan is het nog niet eenvoudig genoeg. En dan is het weer lastig om het aan collega’s uit te leggen. En als jij het niet uit kan leggen, is de kans griezelig klein dat zij ermee aan de slag gaan.
Om de Choose goed af te maken is er nog een stap te nemen: kiezen van concreet gedrag. Welk concreet gedrag leidt tot het gewenste resultaat? en bepaald doel? Als je als doel hebt om je netwerk beter te onderhouden en je hebt nog 10 minuten over op vrijdagmiddag, wat ga je dan doen? Waarschijnlijk niets. Als je je doel verder hebt uitgewerkt naar: maak een lijstje van 5 mensen die ik leuk vind om te spreken, dan kun je daar prima 10 minuten mee aan de slag. Als je volgende actie is: bel/mail de eerste op dat lijstje, dan is de kans ook weer groot dat het er werkelijk van gaat komen. Zodat je tevreden het weekend in gaat omdat je concreet iets gedaan hebt aan je belangrijkste kwartaaldoel. Praten over wat je Eigenlijk zou moeten doen geeft beduidend minder resultaat (en plezier) dan doen.
De kunst is om van doel naar concreet gedrag te komen. Een paar voorbeelden.
Doel: nieuwe dienst in de markt zetten
Focus: vaker vertellen over je dienst in je interne en externe netwerk
Gedrag: Bedenk elke weekstart welke drie mensen je deze week intern of extern iets gaat vertellen “Wist je dat …” over de nieuwe dienst. Vertel elke weekstart ook hoe dat afgelopen week gegaan is.
Doel: klanttevredenheid verhogen
Focus: vaker contact houden met de belangrijkste klanten
Gedrag: Maak een lijstje met je top 10 klanten inclusief contact personen en plan vrijdagmiddag om 15:00 met collega Marjan om samen twee telefoontjes voor te bereiden en klanten te bellen.
Doel: voldoende goede collega’s aan boord
Focus: kandidaten spotten op de universiteit
Gedrag: Onderzoek wie van onze huidige collega’s heeft banden met TU delft en zou het leuk vinden om iets te vertellen over ons bedrijf op de carrieredag van 23 maart.
Plezier met kiezen, en vooral met doen!
Wil je meer informatie over onze boeken, of het direct bestellen? We verwijzen we je graag naar Managementboek.nl