Zorg voor triggers, een overzicht

We zien dat veel mensen wel degelijk aan de slag willen gaan met ondernemend of commercieel gedrag. Maar in de dagelijkse drukke praktijk, is het lastig om daar tijd een aandacht voor te vinden. Mensen hebben een zetje nodig om in actie te komen. Een trigger zorgt voor het signaal om dat duwtje te geven.

Als dit, dan dat

Een trigger zorgt dat je iets gaat doen, zonder dat je er steeds opnieuw over hoeft na te denken. Ons leven zit vol met triggers. Privé kennen we dat bijvoorbeeld van de sportvereniging. Veel mensen vinden sport of bewegen nuttig, leuk, en ontspannend. Maar als de hockeytraining niet wekelijks om acht uur ingepland staat, hoe groot is dan de kans dat we spontaan met het team gaan hockeyen?

In ons volle bestaan hebben we zulke geplande momenten nodig. Als hockey in de agenda staat, dan ga ik naar de club. Zo werkt het ook bij het versterken van ondernemend gedrag, ook daar heb je triggers nodig.

Het bepalen en inbouwen van die triggers is daarom belangrijk.

Niet alles in een keer

Dat betekent overigens niet dat onze klanten het inrichten van de triggers allemaal keurig van tevoren bedenken en dan volgens plan uitvoeren. Vaak is het een kwestie van tegen problemen aanlopen en dan weer aanpassen.

Aan de slag

Kies van de triggers uit de lijst hierna er een of meer (of bedenk een variant) en ga daar een tijdje mee aan de slag. Kijk dan wat er werkt en pas aan wat nodig is.

De lijst geeft een overzicht van veel gebruikte triggers. In de pagina’s daarna werken we een aantal triggers verder uit of we besteden er een apart hoofdstuk aan.

Bijna al onze klanten geloven wel dat triggers zinvol zijn. Toch blijven ze vaak vertrouwen op “afspraak is afspraak” of “interne motivatie”. Zoveel structuur lijkt wat overdreven in het begin. We weten inmiddels dat triggers echt helpen, en toch laten we in praktijk managers daar voor een deel mee wegkomen. Ten eerste omdat je nu eenmaal niet alles tegelijk kan. Ten tweede omdat je soms ook iets moet proberen om te zien dat het niet werkt, om de motivatie te krijgen om er net nog wat meer energie in te steken.

Een paar triggers onder de loep

We hebben in de loop der jaren tientallen triggers verzameld en bij verschillende organisaties in gebruik genomen. Zoals beloofd werken we een aantal voorbeelden uit.

Just-Do-It: Op een bepaald moment in het jaar (t2)

Bij een aantal van onze klanten zijn inmiddels “netwerksessies” in de agenda verschenen. Soms 2x per jaar, zoals met de Zomergroet of de Kerstgroet, soms vaker. Het idee is in elk geval dat we bijna allemaal geneigd zijn om persoonlijk netwerkonderhoud voor ons uit te schuiven. Bij een aantal van onze klanten staat inmiddels een vast Just-Do-It moment in de agenda, vaak al ver vooruit gepland.

Buddies (t10)

In veel van onze trajecten werken we met buddies. Leren van elkaar, samen even doorzetten, tips geven, oefenen. Heel praktisch en in tweetallen een kwartier of half uur inplannen is veel makkelijker dan een groep een dagdeel bij elkaar zetten.

Belrondje langs de professionals (t12)

  • Leren / trainen: Hoe vond je het? Wat heb je precies geleerd? Waar ga je dat toepassen en wanneer?
  • Acties: Is de actie gelukt? Hoe voelde dat? Waar loop je nog tegen aan? Wat ben je van plan anders te doen? Wil je daar nog hulp bij?

Gamification (t13)

  • Bingokaart / placemat met woorden en acties om af te vinken
  • Teamwedstrijd om meetbare (input) doelen te halen met vinkjes/streepjes of iets dergelijks.
  • Vormen van competitie, met of zonder inzetten van apps.

Start opdracht (t14)

In deel 3 – Choose beschreven we wat je kan doen bij de start van een opdracht. Daarbij helpt het uiteraard weer als je dat als manager met je mensen voorbereidt. Dat betekent dat je iets mag bedenken waarmee je ziet welke opdrachten er deze maand starten en met wie je deze maand dit soort gesprekken gaat voorbereiden. Zie ook 6.7 Checklist start van een opdracht op pagina 144.

Afronden opdracht (t16)

Er zijn zoveel mooie activiteiten mogelijk bij het afronden van een opdracht, nu is het ook de kunst dat het gebeurt. Deze trigger is zo krachtig dat we er een apart hoofdstuk aan hebben gewijd. Zie hoofdstuk 6.3 Tips voor projecten opvolgen met effect.

Triggerlist

Jaargesprekken, POP gesprekken en functionering (t18)

Als je in jaargesprekken, POP-gesprekken of functionerings­gesprekken iets wilt afspreken over ontwikkelen van ondernemend gedrag, neem dan direct de tijd om het concreet te maken. Als mensen niet zo taakonvolwassen zijn, en je spreekt bijvoorbeeld iets af over “beter netwerken”, vraag dan direct door. “Wanneer zijn we over een jaar tevreden over dit punt? Bijvoorbeeld als je met vijf mensen buiten je directe opdracht een netwerkgesprek hebt gevoerd? Prima plan. Zullen we nu dat lijstje van vijf even maken? Maak jij de opzet, dan haal ik even koffie.” Kinderachtig? Valt mee.

Bila’s (t26)

Persoonlijke aandacht in de normale manager/professional overleggen. Het helpt als je het onderwerp periodiek persoonlijk bespreekt met je mensen. ”Zoals je weet geloven we erg in de kracht van via-via, en vragen we iedereen mee te kijken naar geschikte nieuwe collega’s. Vandaar dat ik in alle gesprekken dit onderwerp bespreek, en nu ook aan jou vraag hoe het daarmee gaat…”

Dit is een normaal onderdeel van het werk van de manager wat ons betreft. En aparte sessies met een senior op het gebied van ondernemendheid, een soort klantgerichte coach kan ook prima werken.

Zorg voor gemeenschappelijke taal (t29)

  • Herhaal jouw Why en laat je professional zijn of haar Why herhalen
  • Gebruik woorden, die we nu aan het leren zijn zoals: Koopsignaal, KOE(Kaken Op Elkaar), Chunken, IMI (zie IMI kader in 4.11 Checklist Just-Do-It begeleiden), Weg bij de oplossing
  • Nu ga ik even upchunken… waarom deze vergadering?
  • Ik dacht: Aha, een koopsignaal, wat doe je daar ook weer mee?

Gebruik de gemeenschappelijke taal in je mails/updates/agenda /uitnodigingen/terugkoppeling/complimenten.

Aanpassen van de omgeving (t30)

  • Door doelen op te hangen, of ezelsbruggetjes, of tips en best practices, word je vaker herinnerd.
  • Ook een interne nieuwsbrief over het onderwerp geeft weer even aandacht, of een publicatie op het intranet, of een gedeelde appgroep of Teams-kanaal geeft weer een kleine trigger.

De K.O.E. in de kantoortuin

In onze trajecten introduceren we gemeenschappelijke taal. Een van de toppers is de KOE. Kaken Op Elkaar. Af en toe je klep houden is een belangrijke vaardigheid voor vertrouwde adviseurs.

Bij een van onze klanten verscheen op enig moment een beeld van kalfje van een meter hoog in de kantoortuin. Mooie actie, want dan gaat iedereen vragen en vertellen wat dat ding daar doet.

Maak het onderdeel van je systemen (t33)

  • Je kunt triggers inbouwen op bepaalde momenten. Bijvoorbeeld op een Project afronden checklist (en dat is meer dan alleen een evaluatieformulier) een item opnemen: opvolgkoffie moment plannen. In 4.6 Zorg voor triggers gaan we hier verder op in.

Samenvattend: het gaat om management aandacht

  • Veel van het eigenlijk naar werkelijk, zorgen dat er echt ondernemend gedrag en resultaat is, start met managementaandacht. Dat kun je op vele manieren doen:

    • Maak het belangrijk, geef complimenten, niet alleen op output maar ook op gedrag.
    • Deel successen. 1 op 1, in groepen, in nieuwsbrief en interne media
    • Benoem: dit deel van het werk hoort erbij – dit is de norm hier
    • Voorbeeldgedrag: benoem wat je zelf doet en wat je lastig vindt
    • Stel doelen:
    • kwalitatief, bijvoorbeeld: we sturen geen offerte als we niet eerst de oplossing op een A4 met de klant hebben besproken
    • kwantitatief, bijvoorbeeld: 80% van de opdrachten ronden we af met een opvolgkoffie moment na 4 maanden
    • Deel de resultaten, bijvoorbeeld in een meeting:

    Je kunt de meting ook direct in een sessie doen met hand opsteken: “Wie heeft bij zijn laatste project een opvolg kop koffie gedronken na 4 maanden?”

    • Maak ondernemendheid een vast agendapunt op het managementoverleg:
    • Hoe gaat het met mensen motiveren/activeren? Lukt het er tijd voor te maken?
    • Per manager: Hoeveel complimenten heb je deze week uitgedeeld? Hoe vaak heb je een zetje gegeven/gecoacht?

Dit artikel is geschreven door Maarten van Os en Jan Willem van den Brink van Dreamfactory. Het is gebaseerd op een hoofdstuk uit ons boek Waarom doen ze het niet gewoon? – Zorg dat je consultants en techneuten opdrachtgevers vinden en tevreden houden.

Als je het wilt gebruiken, stellen we bronvermelding zeer op prijs.

Meer weten over het onderwerp of hoe we jouw organisatie hiermee kunnen helpen? Mail of bel met 0348-741670.