door: Patrick Lencioni
Boek: De 5 frustraties van teamwork
Hoe je ervoor zorgt dat het samenwerken leuk blijft
Lencioni is een van onze favoriete auteurs. We werken graag met zijn gedachtegoed.
Een van zijn toppers is “de vijf frustraties”. Hoe kan het dat mensen in teams het elkaar soms zo lastig maken? En wat kan je eraan doen?
Lencioni beschrijft vijf lagen waarop het mis kan gaan. Die zet hij in een piramide. We beginnen bovenaan met het resultaat van het team.
Hieronder beschrijven we de vijf lagen van samenwerking zoals we dat doen in ons boek Opdrachtgever Tevreden. Daarbij geven ook een paar ideeën uit onze eigen praktijk, want het blijkt de principes van het boek ook in het kleine team van opdrachtgever en professional gelden.
Elk team of elke organisatie wil een bepaald resultaat bereiken. De eerste valkuil is dat je onduidelijke doelen stelt, of dat de doelen geen gedeelde doelen zijn, maar persoonlijke doelen. Een meetbaar doel heeft de voorkeur, want dan weten we of we op de goede weg zijn.
Overigens is het wel handig om de persoonlijke doelen van je opdrachtgever of leidinggevende te kennen. In onze boeken en trainingen besteden we expliciet aandacht aan het verduidelijken van het resultaat (met het U-model).
Om resultaten te bereiken, is het essentieel dat iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt. Dan helpt het uiteraard als we weten wie waarvoor verantwoordelijk is. Maar dat is niet genoeg. Met verantwoordelijkheid nemen bedoelt Lencioni ook elkaar aanspreken op wat je zou moeten doen. De valkuil is dat we elkaar niet aanspreken als dat nodig is om het teamresultaat te halen.
Dat geldt ook in de relatie professional en opdrachtgever. Als een van de twee niet doet wat hij zou moeten doen, spreekt de ander hem daarop aan. Dat is voor de adviseur soms wat spannend. Moet je de hand die je voedt vertellen dat hij zijn deel van het werk niet doet? Eh, ja, dat moet.
Je neemt pas je eigen verantwoordelijkheid als je je betrokken voelt bij de afgesproken resultaten en de genomen beslissingen. Betrokkenheid is daarom de derde laag. Als je je niet betrokken voelt, is de kans groot dat je dat aanspreken van jezelf en anderen maar laat zitten.
Dan is de volgende vraag: wat is nodig om je betrokken te voelen?
Om je betrokken te voelen bij beslissingen, is het nodig dat die beslissingen genomen zijn met input van de betrokkenen. In onze context: zowel de opdrachtgever als de professional en eventuele anderen. Daartoe is het nodig om elke mening te horen, zodat je de beste ideeën boven krijgt, zonder je zinvolle bijdrage achter te houden uit angst voor conflicten, egobeschadiging, verlies van de opdracht of andere represailles.
Natuurlijk heeft de opdrachtgever uiteindelijk de taak om een knoop door te hakken. En als hij dat doet nadat hij alle informatie en invalshoeken serieus in overweging heeft genomen, zal het draagvlak voor de beslissing toenemen.
Het helpt voor deze fase om functioneel conflict aan te moedigen. Om expliciet te maken dat je juist op zoek bent naar het functionele conflict.
En uiteindelijk zullen mensen elkaar pas tegenspreken als ze voldoende vertrouwen hebben dat ze er niet op worden afgerekend.
De onderste laag is vertrouwen. Als je elkaar in een team niet vertrouwt, is de kans dat je elkaar eerlijke feedback geeft erg klein.
Om je mening te laten horen, heb je vertrouwen nodig in jezelf en in de ander. Vertrouwen om te weten dat de relatie sterk genoeg is om het functioneel (inhoudelijk) oneens te zijn. Om fouten te laten zien en toe te geven. Daarom is de eerste stap in een relatie met een nieuw team of een nieuwe opdrachtgever: bouw aan vertrouwen.
Een goede samenwerking begint met de onderste laag. Praktisch zijn er een aantal manieren om dit in te vullen. Een eenvoudige, maar belangrijke stap is dat je elkaar leert kennen. En ook de mens achter de professional laat zien. Dat hoeft niet door knuffelsessies op sokken. Elkaar leren kennen op een wat dieper niveau kan heel goed door elkaar te vragen wat je bijvoorbeeld belangrijk vindt in de samenwerking. Of wat je doelen zijn, waar je van baalt, of iets anders dat helpt om de mens achter de functionaris te leren kennen.
Wil je meer informatie over dit boek, of het direct bestellen? We verwijzen we je graag naar Managementboek.nl