De oplossing op één pagina
Vaak wil een klant een oplossing, en gaan wij die bedenken.
In termen van ons U-model: We steken over naar de rechterkant van het model, en daar ben jij aan zet. De klant heeft veel gesproken, tijd dat jij oplossingen gaat bedenken om de doelen te bereiken die je samen hebt achterhaald.
Het is niet ongebruikelijk dat een klant in dit stadium gaat vragen om een offerte. Daarin meegaan vinden wij echter geen goed idee. In een goede offerte staan geen verrassingen. En als jij straks in je eentje achter je laptop gaat zitten bedenken hoe de oplossing moet zijn, is er vaak nog input van je klant nodig. Ga je bijvoorbeeld voor een Mercedes of een Fiat Panda oplossing? Dat wil je graag bespreken voordat je de oplossing met bijpassend bedrag in een offerte zet.
Daarom is de volgende stap om een uitwerking van de oplossing te maken die zo overzichtelijk is, dat ze op één vel papier past. Dat mag natuurlijk ook een digitaal papier of whiteboard zijn. Als het maar overzichtelijk is.
Soms lukt dat in hetzelfde gesprek. En vaker is het nodig om een vervolgafspraak te maken. Dan is het tijd voor IMI. Iets als:
Klant: Nou, dat was een goed gesprek. Als jij nu zorgt voor een offerte, dan kunnen we vlot zakendoen.
Consultant Introduceert: Zeker een fijn gesprek, ik ben enthousiast.
Motiveer: En om je een voorstel te doen dat helemaal goed bij je past stel ik het volgende voor. Ik ga ons gesprek kort uitwerken, en dan ga ik (met collega’s) een oplossingsrichting op één pagina vaststellen. Daarmee kom ik bij je terug, zodat we samen kunnen kijken in hoeverre dat past, en hoe we het nog beter kunnen maken. En als het past, kan ik ook direct een indicatie van de investering geven.
Instrueer: Is dat oké?
Vaak vindt de klant dat prima. Zeker de toevoeging over de indicatie van de investering, want daar zijn ze vaak benieuwd naar.
Nu maak je een schets van de oplossing die je voor ogen hebt. De vuistregel is: zorg dat je de oplossing overzichtelijk en compact houdt. Schets je oplossing op een liggend vel. En nou vooruit: we printen onze oplossing ook wel eens op een A3 om net wat meer ruimte te hebben. Als je maar niet hoeft te bladeren. Het mag natuurlijk ook op één whiteboard, als je dit ter plekke bij je klant doet. Of op een digiboard als je elkaar online spreekt.
Als je ICT’er bent, teken je computers en gebruikers en netwerklijntjes naar de Cloud. Wees daarbij zo concreet als mogelijk in de ruimte die je hebt. Maak je een adviesrapport? Geef een indicatie van de dikte. Zit het dichter bij 4, 40 of 400 pagina’s?
Wij tekenen vaak een tijdlijn met een planning van dagdelen en Just-Do-It sessies voor verschillende trainingsgroepen en dagdelen teamcoaching voor het management. Met daarbij de belangrijkste onderwerpen per sessie. Zo maak je inzichtelijk hoe de oplossing er op hoofdlijnen uit gaat zien.
Daarbij kun je specificeren wat belangrijk is. Je kunt bijvoorbeeld met kleuren aangeven welke delen de klant doet, en welke jullie.
De kunst is om niet al te veel tijd te besteden aan die oplossing op één pagina. Het is een schets, waarmee je wilt kijken of je op de goede weg bent, en die je gebruikt om te checken of de klant en jij hetzelfde denken over de scope en het bijbehorende budget.
Als je diensten hebt die je regelmatig levert, dan is het handig om daarvoor alvast standaard oplossingen op één pagina in concept te hebben. Die kan je dan aan je klant laten zien en natuurlijk verder op maat maken.
Als die oplossing op één pagina naar je zin is, neem je die samen door en geef je eventuele toelichting. Dan is het tijd voor twee vragen
Je checkt hier dus of de klant gelooft dat deze oplossing echt gaat werken, en of alle koopargumenten die je samen hebt verzameld worden behaald.
En als dat niet zo is, is er werk aan de winkel.
Zelfs als de klant niet kan bedenken hoe het beter kan, is dit een zinvolle vraag. Want je betrekt de ander bij de oplossing, en krijgt zo meer draagvlak. En als de klant wel kan bedenken hoe het nog beter kan, dan heb je de oplossing nog beter gemaakt.
In onze trainingen merken we soms dat mensen het lastig vinden om hun oplossing op één pagina te vangen. Hier wat vragen en de antwoorden.
Wat nou als ik twijfel tussen drie mogelijke aanpakken?
Dan werk je ze alle drie kort uit, en vertel je aan je klant dat je drie mogelijke oplossingen ziet. En dat je het gesprek graag wilt gebruiken om samen te achterhalen welke van de drie het best past.
Wat als mijn oplossingen te complex zijn voor één A4tje?
Dat is een kwestie van uitzoomen: eenvoud is het kenmerk van de meester. Je kunt één A4’tje gebruiken om een tuinontwerp te tekenen, een nieuwbouwwijk in Slagharen, of de migratie van twee banksystemen. Daarbij: Als je de essentie van je oplossing niet tot één A4’tje kunt terugbrengen, is de kans groot dat je de oplossing zelf niet snapt niet op je klant over kunt brengen.
Wat als er vooronderzoek nodig is?
Dan teken je de fase vooronderzoek, hoelang die duurt en wat je daarmee oplevert. Een rapport, een presentatie, drie alternatieve ontwerpen, of wat van toepassing is.
Wat als ik nog niet weet wat de oplossing is?
Dan zeg je dat je nog niet weet wat de beste oplossing is, en dat je met een collega gaat sparren en dan terugkomt met een voorstel.
- Een digitaal whiteboard (zoals Mural of Miro) is vaak ideaal om een oplossing vast te leggen, eraan te sleutelen en erover te communiceren met meerdere mensen in meerdere sessies. Bijkomend voordeel is dat je oplossingen kunt hergebruiken.
- Oefen en breng in praktijk: Naarmate je vaker oplossingen op een pagina maakt, word je er handiger in.
- Je kunt de doelen van je klant (uit hoofdstuk 5 Koopargumenten verzamelen) op je A4 zetten. Handig als er nieuwe mensen bij komen.
Als je klant de oplossing op één pagina ziet zitten, kan jij waarschijnlijk vrij vlot bedenken welke investering heel grofweg met deze oplossing gemoeid is. En dat kun je goed gebruiken in de volgende stap: nagaan of er voldoende budget is.
Dit artikel is geschreven door Jan Willem van den Brink en Maarten van Os van Dreamfactory. Het is gebaseerd op een hoofdstuk uit ons boek Opdrachtgever Gezocht – Acquireren als onderdeel van je werk.
Als je het wilt gebruiken, stellen we bronvermelding zeer op prijs.
Meer weten over het onderwerp of hoe we jouw organisatie hiermee kunnen helpen? Mail of bel met 0348-741670.