Te veel te doen, te weinig tijd
Urgent versus belangrijk
Timemanagement is niet het managen van je tijd, maar het managen van jezelf. Elke dag heb je opnieuw 1440 minuten. De vraag is: doe je in die tijd wat echt belangrijk is? Met andere woorden: stel je je prioriteiten goed?
Doe het belangrijkste eerst, is een van de zeven eigenschappen die Covey beschrijft in zijn bestseller De 7 eigenschappen van effectief leiderschap. Hij maakt onderscheid tussen activiteiten die dringend zijn (geen uitstel dulden) en activiteiten die belangrijk zijn.
- Dringend (of urgent): het vereist onmiddellijke aandacht. Vaak is er iemand of iets vanbuiten dat om aandacht vraagt, je aandacht afleidt of je onder druk zet. Zoals een mailtje of telefoontje. Dringende zaken vragen om reactie.
- Belangrijk: draagt bij aan je taak, je waarden en je doelstellingen. Hiermee bezig zijn vergt initiatief.
Effectieve mensen komen volgens Covey zelden of nooit in kwadrant III (niet belangrijk, wel dringend) of kwadrant IV (niet belangrijk, niet dringend).
Het advies van Covey is om kwadrant III-activiteiten zo veel mogelijk te delegeren en kwadrant IV-activiteiten niet te doen. Effectieve mensen beperken de omvang van kwadrant I (dringend en belangrijk) en opereren het meest in kwadrant II (niet dringend wel belangrijk).
De valkuil in het dagelijks leven is dat je na kwadrant I eerst kwadrant III gaat doen, en niet toekomt aan kwadrant II.
Een voorbeeld: brand is voor de brandweer kwadrant I. Maar in de tijd dat er geen noodgevallen zijn, moet er ook allerlei papierwerk worden gedaan. En komen ze dan nog wel voldoende toe aan brandpreventie, materiaal controleren enzovoort, dus kwadrant II?
Kwadrant II is een interessant vak. Het is gevuld met zaken waarvan wij weten dat we ze zouden moeten doen, maar we komen er maar zelden aan toe. Ze zijn immers niet dringend. Dus niemand komt je vertellen dat je er nu aandacht aan moet geven, zoals bij kwadrant I en III.
Het vervelende is dat als je activiteiten in kwadrant II niet doet, zoals plannen, opruimen, aan je conditie werken, relaties onderhouden, jezelf nieuwe vaardigheden leren, je boek schrijven, je uiteindelijk meer kwadrant I- en III-activiteiten krijgt. Waardoor je aan het eind van de dag zo uitgeput bent, dat de kans groot is dat je zomaar een avondje zappend voor de tv doorbrengt, zonder echt energie op te doen. En dat is dan weer kwadrant IV.
Tijd voor kwadrant II-activiteiten zorgt er uiteindelijk voor dat kwadrant I en III minder gevuld raken. Er zijn dan minder brandjes te blussen. Maar hoe krijg je tijd voor kwadrant II, als je het zo druk hebt?
Het antwoord is om te nee zeggen tegen kwadrant III-activiteiten. Maar nee zeggen is niet zo makkelijk. Binnen in je moet eerst een overtuigend ja klinken om nee te kunnen zeggen tegen andere dingen. Daarom stelt Covey dat je focus, dat wat je wilt bereiken vandaag, dit jaar of zelfs in je leven, heel duidelijk moet zijn.
Een andere stroming stelt dat het managen van je tijd minder belangrijk is dan het managen van je energie. Dat is helemaal geen gek idee. Jim Loehr en Tony Schwartz werken het idee uit in The Power of Full Engagement. Managing Energy, Not Time.
Iedereen heeft evenveel uren per dag, niet iedereen heeft dezelfde hoeveelheid energie. Als je je energiek voelt, krijg je duizend dingen af. Als je uitgeput bent, lukt niks je, hoe goed je to do-lijstje ook op orde is.
Maximaal resultaat vraagt een goede balans tussen wat je energie geeft en wat je energie kost. Er wordt in je werk een groot beroep gedaan op je energievoorraad. Hoe ga je om met jouw energie? Hoe voorkom je dat de bron uitgeput raakt? Hoe kun je je energie managen? Een goed begin is om inzicht te krijgen in jouw persoonlijke energiegevers en energievreters.
Voorbeeld Energiegevers:
- Voldoende slapen, sporten, goede voeding (ontbijten)
- Doelen stellen
- Aandacht voor gezin en vrienden
- Tijd voor jezelf (ook al voelt dat soms als spijbelen)
- Muziek maken, wandelen
Voorbeeld Energievreters:
- Sommige vergaderingen
- Zinloos werk / kansloze projecten
- Zuigende klanten
- Stapels papier met daarin allerlei “moetjes”
Als je eigen overzicht op papier staat, begint het “hier wat minder, daar wat meer” spel. Zorg dat je minder energievreters krijgt, en vul die tijd met energiegevers. Even een zure appel om doorheen te bijten, maar als je eenmaal afscheid hebt genomen van die nodeloze bijeenkomst, dat project dat toch nooit wat gaat worden of die klant waar je eigenlijk helemaal niet mee wil werken, dan komt het zoet.
Als je nooit nee zegt, is je ja ook niks waard, toch?
Mail verwerken kost veel tijd. Het loont de moeite om jezelf te leren effectief met e-mail om te gaan. Onze belangrijkste tip hier: als er een probleem is, of een discussie, mail dan niet. Als je merkt dat je negatieve emoties of complexe problemen wilt verwoorden in een mail, pak dan de telefoon of loop bij iemand langs. En mail daarna de samenvatting van jullie afspraken. Je zult merken dat dat veel tijd scheelt.
Onduidelijke mail verwerken kost veel tijd. Hoeveel mailtjes stuur jijzelf die niet helder geformuleerd zijn? Als je mailt, zorg er dan altijd voor dat het de ander duidelijk is wat er van hem verwacht wordt. Wat moet de ander doen nadat hij jouw mail gelezen heeft? Wat is de call to action? Kijk eens even in je verzonden items naar je laatste mails. Is de call to action duidelijk? Staat hij op een logische plaats, zoals in het onderwerp, aan het begin of aan het eind van je mail?
Ook inkomende mail kost veel tijd. Hier een aantal tips:
- De neiging om je huidige werk te onderbreken als er een nieuwe mail binnenkomt is groot. Dat kost tijd. Zet daarom de melding van nieuwe mail uit (kijk bij de geavanceerde opties in je mailprogramma). Verwerk je e-mail één of twee keer per dag.
- Open je mailprogramma standaard in de agendafunctie, dat behoedt je voor de valkuil om direct op nieuwe mail in te gaan als je een afspraak plant (ook bij de geavanceerde opties).
- Maak een map Misschien ooit in je mailarchief, waar je alle mails in sleept waar je eigenlijk nog iets mee moet of wilt als je het rustiger krijgt. Je krijgt het waarschijnlijk nooit rustiger, maar deze map Misschien ooit helpt als je bang bent om te veel weg te gooien.
- Hou je aantal mailtjes in de inbox beperkt tot één scherm. Als je een mailtje opent, beslis dan direct wat ermee moet gebeuren, zodat je het niet later nogmaals hoeft te openen:
– weggooien;
– geen actie en archiveren;
– direct actie ondernemen en archiveren/weggooien
– actie plannen voor later en archiveren/weggooien;
– wachten op iets en archiveren (bijvoorbeeld in mapje Wachten);
– nu geen actie en archiveren (bijvoorbeeld in mapje Misschien ooit). - Zorg voor een duidelijk archiveringssysteem waarin je mails kunt terugvinden.
Neem de tijd om te plannen
- Blokkeer tijd voor activiteiten in kwadrant II (niet dringend, wel belangrijk) in je agenda, want anderen doen het niet voor je. Geef zo’n tijdblok een titel, waardoor mensen inclusief jijzelf niet in de verleiding komen om eroverheen te plannen.
- Plan je werkzaamheden en acties wekelijks. Plan niet meer dan 50 procent van je tijd in. Meer lukt meestal toch niet, en dat scheelt frustratie.
- Een goede manager die wij kennen heeft de volgende strategie als het te druk wordt: hij vraagt zijn secretaresse zijn komende twee afspraken af te zeggen en gaat dan het kantoor uit om liefst op een terras met een pils uit te werken waarmee hij het druk heeft en wat hij komende periode met zijn schaarse tijd moet doen.
- Neem op je to do-lijstje per onderwerp het doel op, en de eerstvolgende concrete waarneembare actie. Dat helpt je om op gang te komen. Dus niet opschrijven: ‘auto APK’, maar liever: ‘Bel garage Van der Pijl voor afspraak’. Hoe concreter de actie die je opschrijft, hoe groter de kans dat je het snel doet.
Denk aan de 80-20 regel
- Niet eenvoudig voor iedereen, wel vaak waar: Goed is goed genoeg.
Als je af en toe nee zegt, wordt je ja meer waard...
Multitasken bestaat niet
- Multitasking bestaat niet. Dat is de titel van een goed boek over slim werken van Dave Crenshaw. En het is waar. Mensen zijn geneigd te denken dat ze lekker werken aan tien taken tegelijk, maar multitasking kost echt meer tijd. Tijd blokkeren en één klus afmaken is het devies.
Stel prioriteiten
- Leer nee te zeggen. Oefenen helpt. Tel tot tien voor je ja zegt.
- Liever JOMO dan FOMO (Fear Of Missing Out -> Joy Of Missing Out)
- Houd je eigen persoonlijke doelen voor de geest, of nog liever in beeld. Je kunt beter nee zeggen als je weet waar je ja tegen zegt.
- Doe eventuele social talk aan het einde van het gesprek.
Gebruik je hersens om te denken, niet om te onthouden
- Gebruik een systeem om bij te houden wat je nog moet/wilt doen, en hou dat systeem bij zodat je erop kunt vertrouwen.
- Zorg voor een goed archiveringssysteem en durf weg te gooien en geniet ervan.
- Zorg voor zo weinig mogelijk plekken waar je ‘nog te doen’ verzamelt. Maak van je inbox geen to do-lijst.
- – Begin boven aan de stapel of e-maillijst.
– Leg niets terug op de stapel (hou papier maar één keer in je handen).
– Handel activiteiten die je in maximaal twee minuten kunt uitvoeren direct af (het kost anders meer tijd om te archiveren en terug te vinden, dan om het direct te doen). - Ken je bioritme en pas je werk erop aan. Doe bijvoorbeeld in de afterlunchdip routinekarweitjes.
Ken je bioritme en pas je werk erop aan
- Ochtendmens of avondmens? Doe belangrijke klussen liever niet als je minder energie hebt.
- Gebruik de afterlunchdip voor routinekarweitjes.
Dit artikel is geschreven door Jan Willem van den Brink en Maarten van Os van Dreamfactory. Het is gebaseerd op een hoofdstuk uit ons boek Opdrachtgever Tevreden – Van inhoudelijk expert naar adviserende partner.
Als je het wilt gebruiken, stellen we bronvermelding zeer op prijs.
Meer weten over het onderwerp of hoe we jouw organisatie hiermee kunnen helpen? Mail of bel met 0348-741670.